Por qué el Excel sobrevive al ERP: la agenda del jefe y la planilla del vendedor

Soy Juan Manuel Garrido, fundador de EGA Futura y cofundador de Vantegrate. El miércoles 11 y el jueves 12 de noviembre publiqué en LinkedIn dos posts sobre el mismo objeto: la planilla que sigue viva después de implementar Salesforce y un ERP. Uno la miraba desde la oficina del jefe. El otro, desde la silla del vendedor. Juntos explican mejor por qué ese Excel no se va.

Miércoles: un día con tres sistemas

El post del miércoles era una agenda. El día típico de un jefe en una empresa con varios sistemas, hora por hora.

A las 9:00 revisa lo que cargaron en Salesforce. A las 9:30, lo que no cargaron en el ERP. A las 10:00 arma el Excel que une los dos, "porque así se entiende mejor". A las 11:00 le explica a dirección por qué los números no cierran. A las 14:00 le pide al equipo que por favor carguen bien esta vez. A las 17:00 hace él mismo lo que el sistema no hace. Y a las 20:00 se pregunta si no debería haber estudiado otra cosa.

Lo escribí con humor, pero si se mira bien esa agenda, casi todas las horas se van en perseguir datos y explicarlos. Muy pocas quedan para gestionar. El título que le pusimos al desarrollo lo dice solo: Salesforce dice 100, el ERP 80 y el Excel 120. Cada sistema registra un momento distinto de la misma operación, y la planilla junta a mano lo que los otros dos no se dicen.

Ese día también conté qué hacemos en Vantegrate con los agentes de IA. Sellium atiende los WhatsApp, toma el pedido y lo registra directo en el CRM y el ERP. Arconte procesa documentos que hoy alguien tipea a mano, como facturas u órdenes de compra. Metrix permite preguntarle a los datos en lenguaje natural, sin armar otro Excel para la reunión de las 11. Pero aclaré algo que para mí pesa más que cualquier agente: rinden mucho más cuando trabajan sobre una sola fuente de datos. Para quien quiere empezar por el inventario de planillas, el lado técnico está en cómo escribir un contrato de métricas antes de sumar un agente sobre CRM y ERP, y la versión por correo quedó como Tres sistemas, tres números y una reunión para decidir cuál vale.

Jueves: el lunes después del go-live

El jueves cambié de silla. La implementación terminó, la consultora cerró el proyecto y alguien mandó un mail diciendo que ya estaba todo funcionando. El lunes, el vendedor abrió su planilla de siempre.

Yo no arrancaría retándolo. Le preguntaría por qué. Capaz que para cargar un pedido tiene que completar quince campos que no entiende, y cuando el cliente pregunta cuándo llega, igual tiene que escribirle a alguien de operaciones. Sigue con el Excel porque necesita resolver la venta.

A eso se suman los datos migrados con clientes duplicados y saldos que había que revisar, que quedaron para después. Y las personalizaciones: que haga lo mismo que el sistema anterior, y esta excepción también, porque Roberto la necesita. Cuando uno se quiere acordar, cambiar un campo requiere una reunión con tres personas y un presupuesto. Al equipo lo invitaron al final. Dos capacitaciones, un PDF y el lunes arrancamos.

El artículo largo de ese día es por qué el equipo sigue en Excel después de implementar un ERP o un CRM. Si alguien prefiere medir antes de hablar con la gente, dejé cinco consultas para saber si el equipo usa el ERP en Salesforce antes de culpar al usuario.

La misma planilla vista desde dos sillas

Lo que conecta los dos posts es que el Excel del jefe y el del vendedor nacen de lo mismo. El jefe arma su planilla de las 10:00 porque Finanzas tiene un número y Ventas otro. El vendedor sigue con la suya porque el sistema no le contesta lo que el cliente le pregunta. En los dos casos, la planilla hace de puente entre datos que viven separados.

Por eso le veo mucho sentido a un ERP nativo en Salesforce cuando el equipo comercial ya trabaja ahí. En EGA Futura ERP, ventas, facturación, stock, compras, tesorería y contabilidad comparten la misma base de datos que el CRM. El vendedor ya está con la cuenta y la oportunidad, y puede ver también el pedido o el estado de cobro según sus permisos. Así no tiene que mandar un WhatsApp para preguntar si el cliente pagó. Parece un detalle hasta que esa consulta se repite veinte veces por día. Cómo se arma esa base única está explicado en la página del ERP nativo para Salesforce de EGA Futura.

Ahora, de ahí a decir que la adopción está resuelta hay un trecho. Trabajamos con un ERP nativo en Salesforce y aun así lo sostengo: si cargar un pedido es un parto, alguien va a encontrar la forma de hacerlo por afuera. La plataforma ayuda mucho. El trabajo de entender cómo opera la empresa hay que hacerlo igual. Lo resumimos también en un post corto en Bluesky sobre la planilla de siempre.

Mi punto de partida, el jueves y hoy, es sentarme al lado de la persona que sigue usando ese Excel que todos quieren eliminar. "Mostrame qué hacés acá. Qué te falta en el sistema." Esa pregunta la desarrollé en El Excel que todos quieren eliminar tiene algo para decirte. Muchas veces esa persona ya lo había dicho durante el proyecto y nadie le dio mucha bola.

Sobre el autor

Juan Manuel Garrido es founder de EGA Futura, ERP nativo de Salesforce, y cofundador de Vantegrate, donde arma agentes de IA para empresas medianas. Más sobre su recorrido en la página de Juan Manuel Garrido en Discover.

El puente anterior, entre el agente de IA de 20 minutos y el ERP que salió en fecha, está en la nota que une los posts del 9 y el 10 de noviembre.